نحوه رسیدگی به میهمانان VIPو VVIP در هتل ها

سرویس دهی به میهمانان VIP در هر هتل و برای رزرو هتل میتواند متفاوت باشد . اما شناسایی این دسته از میهمانان و همچنین اطلاع همکاران شاغل در هتل ( هتل های بزرگ مانند : هتل استقلال تهران ، هتل آزادی تهران و هتل اسپیناس پالاس )از اینکه یک میهمان ، میهمانی ویژه است بسیار مهم میباشد از روی دیگر گرچه وجود خلاقیت در کار برای مدیران هتل ها مهم میباشد اما رعایت استانداردهای عمومی در رابطه با میهمانان VIP در هتل نیز مهم میباشد . به عنوان یک مدیر هتل شما میباید حداقل استاندارد ها را رعایت نمایید و سپس آن را با خلاقیت خود آزین ببندید . ابتدا اجازه دهید تعریف درستی از میهمانان VIP ارائه دهیم .

( هتل آزادی تهران و همچنین هتل استقلال تهران حاوی بیشترین میهمانان VIP  و خارجی  هستند . )

VIP مخفف کلمه Very Important Person میباشد که به معنای لغوی افراد (میهمانان) خیلی مهم بکار میرود در زیر نمونه هایی از افرادی که در این طبقه از میهمانان قرار میگیرند آورده شده است

VIP : تصمیم گیرندگان سازمان های بزرگ ، آژانس های مسافرتی ، زوج هایی که برای ماه عسل به هتل مراجعه مینمایند ، میهمانانی که از تجربه قبلی خود در هتل ناراضی بوده اند ، روزنامه نگاران و اذهاب رسانه و همچنین مدیران عامل شرکت های بزرگ و ...

VVIP :  مخفف کلمه Very Very Important Person میباشد که به معنای لغوی افراد (میهمانان) خیلی خیلی مهم بکار میرود در زیر نمونه هایی از افرادی که در این طبقه از میهمانان قرار میگیرند آورده شده است

VVIP : هیئت مدیره هتل ، مالکین ، شرکاء ، افراد مشهور ، میهمانان وفادار ، مدیران دولتی و ...

اما نکته مهم در رابطه با سرویس هایی که برای این دسته از میهنان در نظر میشود آن است که همکاران شما در هتل میباید دارای استاندارد و شیوه کاری از پیش تعیین شده ای برای برخورد و سرویس دهی به آنان داشته باشند .

سرویس دهی به میهمانان VIP دقیقا از پشت میز پذیرش شروع میشود و تمامی واحد های هتل میباید دارای فرآیند کاری مشخص شده ای برای نحوه انجام کار در رابطه به میهمان VIP باشند . زمانی که قرار است یک میهمان به عنوان میهمان خیلی مهم در هتل پذیرش شود معمولا مدیر هتل ، مدیر فروش و مدیریان سطح بالای هتل  از قبل دستور قرارگیری میهمان در این رسته را صادر مینمایند چرا که این دسته از میهمانان معمولا از قبل اقدام به رزرو اتاق خود مینمایند . در ادامه استانداردهایی برای نحوه انجام کار در رابطه با میهمانان خیلی مهم برای شما بیان میشود 

• تیم فروش همواره میباید حداقل یک روز قبل پذیرش را از VIP بودن میهمانی که قرار است در آینده پذیرش شود را مطلع نمایند. این زمان به پذیرش این فرصت را میدهد تا اتاق مناسبی را برای میهمانان VIP رزرو نموده و سایر واحد های هتل را مطلع نمایند
• در هنگام رزرواتاق یک کد VIP به میهمانان تعلق میگیرد تا تمامی واحد ها بتوانند میهمان را با ان کد شناسایی نمایند.
• کد VIP معمولا بر روی سیاهه فهرست میهمانان ورودی و فهرست میهمانان برای صبحانه و تمامی فهرست هایی که نام میهمان و یا اتاق در ان درج شده است در کنار اسم میهمان و یا اتاق درج میشود .در نرم افزار های جدید هتلداری معمولا در هنگامی که هر یک از واحد ها به هر نحوه با اتاق یا میهمانی دارای کد VIP میباشد کار داشته باشند یک POPUP (پنجره بازشونده) باز میشود تا همکاران را از VIP بودن میهمان مطلع نماید.
• پس از رزرو شدن اتاق توسط واحد رزرواسیون یک درخواست به قسمت خانه داری برای آرایش اتاق مطابق با استاندارد های VIP هتل ارسال میشود
• درصورتی که میهمان شما دارای ویژگی خاصی باشد و یا سرویس ویژه ای را تقاضا نموده باشد واحد رزرواسیون سریعا با واحد خانه داری تماس گرفته و ان ها را مطلع مینماید . به عنوان مثال ممکن است میهمان VIP شما از بالشت 1 کیلویی به جای بالش 750 گرمی استفاده نماید
• واحد خانه داری مطابق با استانداردهای سرویس VIP هتل اتاق را آماده نموده و به واحد پذیرش اطلاع رسانی مینماید
• واحد خانه داری میباید لوازم مربوط به خوش آمد گویی به میهمانان را در اتاق قراردهد و همچنین توجه داشته باشد که سلائق اعلام شده از طرف واحد رزرواسیون برای میهمان VIP چگونه است به عنوان مثال اگر در سرویس VIP یک دسته گل بر روی تخت قرار میگیرد باید توجه داشته باشند که میهمان شما به گل حساسیت نداشته باشد
• ملزومات مربوط به خوش امد گویی در اتاق میهمان میباید با سلائق و فرهنگ میهمان VIP مطابقت داشته باشد
• سرپرست خانه داری میباید شخصا قبل از اعلام آماده بودن اتاق به پذیرش از اتاق بازدید نموده و تمامی موارد را بررسی کنید
• در روز ورود میهمان تمامی واحد ها از خانه داری گرفته تا پذیرش و رستوران باید اطمینان داشته باشند که تمامی نیازمندی های خاص میهمان آماده باشد.
• مدیر شیف و یا مدیر هتل میباید شخصا به میهمانان VIP خوش امد گویی نمایند لذا به محض ورود میهمانان مدیر ارشد مقیم در هتل میباید توسط واحد پذیرش مطلع شود
• هیچ گاه فرآیند چک این (CHECK IN) میهمانان VIP پشت میز پذیرش اتفاق نمیفتد همواره ابتدا میهمانان را تا اتاق خود همراهی نموده و سپس در اتاق ایشان اقدام به پر نمودن فرم ها نمایید
• تا انجا که میتوانید فرم های مربوط به چک این هتل را ابتدا خود پر نمایید و سپس آن فرم ها را به میهمانان ارائه دهید
• درصورتی که برای میهمانان خود برنامه خاصی در نظر گرفته اید در همان 24 ساعت اول آن را مطلع نمایید این برنامه ها میتواند شامل تورها و بازدید های اختصاصی از اماکن (به عنوان مثال تاریخی) برای میهمانان باشد
• یک نفر از پرسنل واحد فروش و یا اطلاعات میهمان هتل به میهمانان معرفی میشود تا ان ها همواره برای رفع نیاز های خود با آن شخص در ارتباط باشند
• هیچ گاه نام میهمانان VIP خود را بر روی تخته وایت برد و یا تخته اطلاع رسانی هتل درج ننمایید
• واحد امنیت داخلی هتل میباید درجریان ورود میهمانان دولتی ، سفرا و یا مقامات دیپلماتیک قرار گیرند
• در ایران وزارت اطلاعات (امور اتباع بیگانه) میباید از ورود میهمانان دیپلماتیک مطلع شوند
• در ایران اداره نظارت بر اماکن عمومی میباید از ورود میهمانان دولتی مطلع گردند

ش