برنامه های کاری تاسیسات هتل و نقش آن

در این مقاله در رابطه با برنامه های کاری تاسیسات هتل ها صحبت میکنیم که نشانه و برداشتی از مطالعه بر روی هتل هایی مانند هتل استقلال تهران و هتل آزادی تهران و همچنین یکی از بزرگ ترین هتل های تهران  هتل اسپیناس پالاس  است .

واحد تاسیسات در هتل ها یکی از مهمترین ارکان هر هتل میباشد اما آیا شما برنامه تدوین شده ای برای کار های روتین این واحد دارید و یا مسئول تاسیسات در انتظار اعلام خرابی ها مینشیند تا به وی اعلام شود ؟ آیا بازرسی های ایمنی توسط تاسیسات انجام میشود ؟ آیا فرم های دوره ای  جهت بازرسی ها تدوین نموده اید ؟ مطمئنم هزینه تاسیسات یکی از سنگین ترین هزینه های منابع انسانی (نسبت به تعداد افراد شاغل) برای هتل شما میباشد . آیا بازده این واحد در حد هزینه های جاری میباشد؟

 نقش تاسیسات هتل در دو مورد بسیار پر رنگ میباشد . اول افزایش رضایت در میهمانان دوم کاهش هزینه های نگه داری لوازم و اسباب هتل . این واحد به صورت مستقیم با واحد های خانه داری و اغذیه و نوشابه در ارتباط است . برای سازماندهی به کار این واحد میباید گام های زیر برداشته شود .

تسهیل در ارتباطات :

این واحد ارتباط مستقیم با واحد های مختلف سازمانی دارد در بسیاری از مواقع حضور سریع و به موقع مسئول تاسیسات جهت رفع عیوب بسیار ضروری است چرا که عدم حضور سریع و به موقع از یک رو ممکن است باعث ایجاد نارضایتی در میهمان شود (در اتاق ها) و از روی دیگر ممکن است حتی منجر به ایجاد صدمات جانی شود (واحد غذا و نوشابه - آشپزخانه) لذا قبل از هر چیز میباید وسائل ارتباط داخلی و خارجی این واحد واحد تکمیل باشد . آیا تابحال شده است نتوانید مسئول تاسیسات را در هتل پیدا نمایید ؟ اگر چنین است به عنوان یک مدیر نقص در شما است . تهیه بی سیم های سیار و یا تلفن های سیار در این امر میتواند بسیار راه گشا باشد .

ایجاد نظام درخواست ها :

استخدام مسئول تاسیسات به دلیل تخصصی بودن کارها در بسیاری از مواقع هزینه سنگینی برای هتل ها در بر دارد لذا معمولا جهت صرفه جویی تعداد این افراد در هتل ها حداقل میباشد اما کارهایی که این افراد باید انجام دهند در بسیاری از مواقع نمیتواند در حالت انتظار بماند لذا ایجاد نظام درخواست ها جهت الویت بندی ترتیب انجام کارها میتواند بهره وری افراد شاغل در این واحد را افزایش دهد . آیا اگر قفل یک اتاق خراب شده باشد مهمتر است و یا شعله پخش کن گاز ؟ آیا اگر آشپزخانه زودتر درخواست تعمیر داده باشد میباید به رفع عیب شعله پخش کن زودتر رسیدگی شود ؟ مواردی از این دست ایجاد نظام درخواست های را میطلبد تا بدان وسیله درخواست های ارسال بر اساس تشخیص سرپرست تاسیسات طبقه بندی شود و در الویت قرار گیرد. الویت ها برای این واحد میباید از طریق تیم مدیریت از قبل مشخص شده باشد . در زیر یک نمونه از تعیین الویت در واحد تاسیسات را ملاحظه مینمایید.

اولیت اول : هر آنچه در رابطه با سلامت و ایمنی جانی همکاران شاغل  و میهمانان در هتل باشد .

الویت دوم : رفع عیوب و مشکلات لوازم مورد استفاده میهمانان و اللخصوص اتاق ها

الویت سوم : رفع مشکلات لوازم در حال کار هتل در آشپزخانه

الویت چهارم : رفع مشکلات مربوط به محیط عمومی هتل

الویت پنجم : رفع مشکلات مجموعه ورزرشی

تنها از طریق ایجاد نظام درخواست ها است که میتوان درخواست های رسیده را الویت بندی نمود.

 تدوین برنامه های تعمیر و نگه داری :

اصولا برنامه های تعمیر و نگه داری در 3 حیطه تنظیم میشود

الف ) تعمیرات روز مره

این نوع برنامه های مربوط به فعالیت هایی است که در رابطه با تعمیر و نگه داری لوازم عمومی هتل انجام میپذیرد .اجرای این برنامه ها به صورت معمول در بازه های زمانی روزانه و یاهفتگی انجام میپذیرد و شخص مسئول اجرای برنامه نیازمند حداقل دانش تاسیساتی میباشد. درخواست های ارسال شده به واحد تاسیسات در این برنامه میتواند به صورت ناگهانی بوده و برای ان سوابقی موجود نباشد.

مثال : تعویض لامپ های سوخته ، تعویض باتری قفل درب ها و ... بسیاری از کارهایی است که واحد خانه داری میتواند عهده دار انجام ان باشد چرا که انجام این دسته از کارها نیازمند دانش خاص تاسیساتی نمیباشد.

به عبارت دیگر جهت کم شدن بار واحد تاسیسات انجام کارهای ساده را به خود واحدی که نیازمند تعمیرات میباشد واگذار میکنند اما این کارها میباید مدون و همراه با دستور العمل های مربتط باشد.

ب ) برنامه های تعمیرات و نگه داری پیشگیرانه

این دسته از برنامه های خود شامل 3 مرحله میباشد (بازرسی ، اصلاحات جزئی و ارائه درخواست) تهیه فرم های بازرسی دوره ای به واحد های هتل امری بسیار ضروری میباشد برای انجام بازرسی نیز دانش خاص تاسیساتی مورد نیاز نمیباشد لذا بازرسی های دوره ای میتواند هم توسط خود واحد انجام بپذیرد و یا توسط واحد تاسیسات انجام پذیرد . لوازمی که بازرسی آن نیاز مند دانش تاسیساتی میباشد و کم پیچیده میباشد توسط خود واحد تاسیسات به انجام میپذیرد و انجام بازرسی هایی که مربوط به لوازم ساده تر میباشد به خود واحد سپرده میشود . به عنوان مثال بررسی اینکه اجاق گاز رستوران نشتی گاز نداشته باشد میتواند خود پرسنل آشپزخانه انجام پذیرد اما بررسی کارکرد دیگ های بخار مجموعه ورزشی میباید توسط خود واحد تاسیسات انجام پذیرد

ایجاد فرم های بازرسی دوره ای میتواند از بروز مشکلات جدی تر جلوگیری نماید که بدان وسیله در هزینه های تعمیر و نگه داری صرفه جویی بسزایی میشود .

اصلاحات جزئی در طی بازرسی های دوره بسیار از کارها میباشد که توسط خود واحد میتواند به انجام رسد به عنوان مثال اگر در طی بارزرسی مشخص شد یک لامپ سوخته است خود واحد خانه داری میتواند آن لامپ را تعویض نماید اما اگر لولا شیرآلات دچار مشکل بود چه اتفاقی میباید رخ دهد ؟

در اینجا است که نظام درخواست های واحد تاسیسات وارد عمل میشود . واحد خانه داری برای تعمیرات درخواست را ارسال نموده و بر اساس الویت واحد تاسیسات به رفع مشکل گزارش ده اقدام مینماید

ج) تعمیر و نگه داری برنام ریزی شده :

این نوع برنامه های تعمیر و نگه داری تقریبا زیر مجموعه برنامه های تعمیر و نگه داری پیشگیرانه است اما به دلیل اهمیت ان معمولا این دسته از برنامه ها به صورت جداگانه تدوین میشوند . بسیاری از دستگاه ها و ملزومات هتل میباشد که میباید به صورت دوره ای مورد بررسی و سرویس قرار بگیرند این دوره های زمانی میتواند هفتگی ، ماهیانه و یا دوره های بلند مدت باشد به عنوان مثال موتورهای مولد برق (ژنراتورهای دیزلی) میباید به صورت ماهیانه از نظر روغن کارکرد صحیح مورد آزمایش و بررسی قرار گیرند و یا آسانسور های هتل نیز میباید به صورت هفتگی از نظر عملکرد تمامی قطعات بررسی شوند . وجود برنامه ها و فرم های بررسی دوره ای بسیار مهم است چرا که اغلب سرویس های دوره ای در هتل ها به دست فراموشی سپرده میشود .

برای ورود پرسنل تاسیسات به محوطه های هتل میباید استانداردی در نظر گرفته شود تا مطابق با استاندارد مشخص شده این کار صورت بپذیرد . پوشش مناسب ، به پا نمودن محافظ کفش در هنگام ورود به اتاق ها ، اطلاع به واحد خانه داری پس از رفع عیب و یا از سرویس خارج نمودن اتاق و اطلاع به پذیرش از جمله وارد مهمی است که میباید مطابق با استاندارد از پیش تعریف شده ای صورت پذیرد . در رابطه با تاسیسات و استانداردهای کاری ان سعی میکنم در مقاله های بعدی جامع تر بحث نمایم

ش